Excel

COMPONENTES DE LA VENTANA

Barra De Títulos: Indica el nombre del documento, cómo aún no se ha guardado ningún Archivo, aparece el nombre libro 1 que Excel da por defecto.

Barra De Menús: Está compuesta por las diferentes opciones de que Excel dispone.

Barras De Herramientas: Las barras de herramientas son conjuntos de botones que al ser pulsados ejecutan una acción, la imagen de cada botón es una representación gráfica de la acción que ejecuta. Se utilizan los efectos de tener un acceso directo a las diferentes opciones que se encuentran en los menús desplegables a los que se accede por medio de la barra de menús, pero debemos tener en cuenta que las opciones no son completas sino que son las opciones más usadas. Para hacerlas visibles, se debe ir a la opción Ver / Barra de Herramientas, y seleccionar la deseada.

Barra De Estado: Que informa sobre la acción que estamos efectuando y sus posibles opciones.

Barra De Fórmulas: Permite el ingreso de datos a la celda en que estemos posicionados, así como su posterior modificación



Al ingresar a Excel se puede visualizar celdas y columnas en la hoja, existiendo por cada hoja un total de 256 columnas nombradas desde la A hasta la AZ y 16.384 filas numeradas.
Excel es una potente planilla electrónica, contiene un total de 16 hojas de cálculo, las que integran el llamado “Libro de Microsoft Excel”.
Para desplazarse dentro de una hoja de cálculo, efectúe un Clic en las barras de desplazamiento y se moverá en la dirección deseada; o presione RePág se desplaza hacia arriba o AvPág hacia abajo una pantalla por vez, en Alt + AvPág se desplaza hacia la derecha.
Para desplazarse de hoja en hoja en Excel se utiliza los botones ubicados en el extremo inferior izquierdo de su pantalla.

DATOS:

Son los que ingresamos en las diferentes celdas de Excel, que pueden ser valores y rótulos, y los datos a su vez pueden ser números o fórmulas.
Si el rótulo o valor numérico ingresado supera el ancho de la celda, Excel permite modificar el tamaño de toda la columna, haciendo Doble Clic en el borde del nombre de columna, a los efectos de visualizar todo el contenido.

Números:
Al ingresar datos numéricos Excel los alinea a la derecha en la celda donde es ingresado.

Fórmulas:
Una fórmula es una expresión que comienza con el símbolo igual (=).
Puede ser una operación aritmética como ser una suma o multiplicación, etc., o compleja, involucrando contenidos de celdas y / o funciones. Teniendo en cuenta que las fórmulas deben ingresarse en celda donde se quiere visualizar el resultado de la operación.

Rótulos:
Los definimos como una cadena cualquiera de caracteres. Al ingresar rótulos en una planilla, se puede tratar el texto con el formato de texto y la alineación que se desee, dentro de la celda que lo contiene.

Operadores:
Los operadores son caracteres que indican la acción de alguna acción lógica o matemática, y los dividimos en Aritméticos, Relacionales y Lógicos.

Aritméticos:

^ - Exponencial
/ - División entera
* - Multiplicar
+ - Sumar
- - Restar

Relaciónales:

Los operadores relacionales son utilizados en fórmulas de comparación (incluidas en funciones condicionales las cuáles, devuelven un valor de verdad).

= - igual que
< - menor que > - mayor que
<> - diferente que
>= - mayor o igual que
<= - menor o igual que

Lógicos:

Y – conjunción condición1 “Y” condición2

0 – disyunción condición1 “O” condición2

Las condiciones están integradas por fórmulas con operadores relaciónales.
Con el operador “Y” ambas condiciones deben ser verdaderas, en cambio con el operador “O” basta que una sea verdadera, para ser verdadera la aseveración.


EDITAR
Cuando se desea modificar el contenido de una celda, la misma primero debe ser editada, debiendo posicionarse en la celda deseada y luego se puede proceder de tres formas:

Pulsar F12
Doble Clic

Marcar en la Barra de Fórmulas Luego se procede en la forma tradicional.

ARCHIVAR
Por medio del botón de la Barra de Herramientas Estándar, donde en el caso de existir el libro, éste cumple la función de almacenar cambios realizados; por el contrario despliega la misma ventana la opción de menú, dónde debe asignar nombre, directorio y unidad de almacenamiento. O por la opción del menú, directorio y unidad de almacenamiento. O por la opción del menú Archivo / Guardar o Guardar como en el caso de desearle cambiarle alguna característica a la planilla.
RANGO DE CELDAS
Un rango o un bloque de celdas es una celda en si misma o un conjunto de celdas adyacentes, siendo utilizado en el cálculo de funciones. Para definir un rango de celdas basta con definir sus extremos.

FORMATO DE CELDAS

Para agregar estilo o formato a un rengo de celdas, es necesario seleccionarlo.

Para dicha selección se puede utilizar la opción de marcar un bloque con el Mouse.

Luego se puede ir al menú Formato / Celdas donde aparece un cuadro con una serie de opciones que nos permiten modificar el alineado del texto, el formato de letra, color, borde etc.
O posicionado en la celda o bloque pulsar el botón derecho del Mouse donde aparece un Menú Contextual y seleccionamos Formato de celdas, donde aparece el antes mencionado cuadro. En este software las opciones de formato se encuentran agrupadas en fichas, no es como Word que se encuentran en cuadros por separado
También podemos seleccionar una fila o una columna para poder efectuar la misma modificación o efectuar modificaciones específicas para filas o columnas, yendo al menú Formato / Fila o Formato / Columna.

O seleccionar en forma independiente:
Una fila – Clic en número de fila
Una columna – Clic en nombre de columna
A su vez cuando en una operación necesitamos referirnos un conjunto de celdas por la dirección en la que se encuentran, puede referirse a ellas por nombre. Para asignar nombre a un rango de celdas seleccionar la opción de la Barra de Menús Insertar / Nombre, la que permite definir un nombre específico a elección del usuario.

Si elige la opción Insertar / Nombre / Definir, se despliega una ventana (la vemos a la derecha) que permite ingresar el nombre del rango previamente seleccionado.

Mover y Copiar una celda o rango de celdas
Con el Mouse, posicionar el cursor en la celda o marcar el bloque, llevar el indicador del Mouse hasta uno de los extremos, cuando el indicador cambia, capturar y arrastrar el Mouse y colocarlo en la celda destino.
En el caso de capturar el extremo inferior derecho donde existe un indicador con un cuadro lo que procedo a efectuar es la copia de los datos contenidos en dichas celdas o celda. Cuando copia el contenido de una celda, hacia las siguientes celdas de la columna o de la fila, esta acción respeta el contenido de la celda de origen.
Si el contenido de la celda de origen es una fórmula en la cual intervienen contenidos de otras celdas, esta será copiada manteniendo la columna y variando la fila o viceversa.
Para utilizar direccionamiento absoluto incluir en la dirección de la celda el símbolo de “$”, lo que impedirá las modificaciones de columna o fila, según se marque.
Las mismas operaciones se pueden efectuar del modo tradicional con los botones de Cortar, Copiar y Pegar, Pegado especial (cuadro de diálogo por menú contextual):
Todo es igual a Pegar
Fórmulas: pega fórmulas ajustando a las referencias relativas
Valores: pega texto o el valor
Formato: transfiere solo el formato
Comentarios
Todo excepto bordes y ancho de las columnas
ELIMINAR

Para eliminar el contenido de una celda o de un rango de celdas: se debe seleccionar la celda o celdas para ser eliminado su contenido, y presionar la tecla Supr. Para eliminar una o más columnas o filas completas dentro de la hoja cálculo activa, seleccionarlas y posteriormente elegir la opción de la barra menús Edición / Eliminar.

INSERTAR

Para insertar una nueva columna o una nueva fila se utiliza la opción del menú Insertar / Columna o Insertar / Fila, lo que insertará una nueva columna a la izquierda de donde está posicionado, o una nueva fila arriba de la que se encuentra.

ORDENAR

Para ordenar una hoja se puede efectuar de dos maneras, si es sólo una columna se efectúa con el botón correspondiente en la Barra de Herramientas en caso de ser una tabla se debe ir a la opción de menú Datos / Ordenar. Aparece un cuadro de diálogo, donde nos da hasta un máximo de tres criterios para efectuar dicho ordenamiento. En los recuadros de criterios, se selecciona el criterio y el sentido por el cual se efectuará dicho ordenamiento. Previamente se debe tener seleccionada la tabla donde se efectuará dicha operación

FUNCION
Es una fórmula que realiza operaciones en rangos de valores específicos. Las funciones pueden usar referencias de rango, nombre de rango y / o valores numéricos.

La función está compuesta por tres elementos:
Signo de igual(=): indica que sigue una función.
Nombre de la función: que indica la operación que realizará.
Argumentos: indica las direcciones de celdas donde la función actuará.
Para introducir una función se puede escribir o utilizar el asistente de funciones, ubicado en la Barra de Herramientas Estándar.

Clic en la imagen para maximizar y leer


TABLAS DINÁMICAS

Es una tabla interactiva que resume y analiza los datos de una tabla o de una lista. Una tabla dinámica se puede actualizar cada vez que se cambian los datos originales.

Los datos originales permanecen intactos y la tabla dinámica se conserva en la hoja de cálculo donde fue creada. Las tablas dinámicas se crean con el Asistente para Tablas Dinámicas que consiste en una serie de cuadros de diálogo interactivos guiando a través de los diferentes pasos para ubicar y recuperar los datos que se desea analizar.

Este asistente también permite definir cómo organizar la tabla dinámica usando rótulos filas y de columnas y cómo mostrar los datos en los campos.
La tabla dinámica se crea a partir de fuentes de datos diversas.
=Una lista o una base de datos de Microsoft Excel.
=Una base de datos externa.
=Diversos rangos de Microsoft Excel.
=Otra tabla dinámica.

Una vez creada la tabla, los datos se pueden redistribuir, organizar y analizar arrastrando y colocando los campos en la tabla dinámica.
También se pueden incluir subtotales, cambiar la función de resumen de un campo o seleccionar un cálculo personalizado para la tabla dinámica.
Excel utiliza asistentes para la creación de tablas dinámicas.
Para iniciar la creación de una se debe ingresar al menú Datos / Tablas Dinámicas, donde se presenta una ventana que nos permite elegir la fuente de los datos, una vez seleccionado se pulsa Siguiente.
En la otra ventana, se colocan los rangos seleccionados para la tabla; en caso de desearlo seleccionamos el rango, y el mismo aparece en forma automática, y se pulsa Siguiente.
En la ventana 3 se diseña la tabla existiendo las siguientes posibilidades:
En Fila: se coloca el campo, que se desea aparezca en filas.
En Columna: se coloca el campo, que se desea aparezca en columnas.
En Datos: se coloca el campo, en el que se desea efectuar la operación. Efectuando un Doble Clic en el campo ubicado sobre el área de datos se puede seleccionar la operación a efectuar sobre el mismo. Una vez efectuadas las opciones correspondientes, se pulsa Siguiente.
Aparece por último una opción para indicar donde queremos que se inicie la tabla y el nombre que deseamos darle, y se pulsa Terminar.

GRÁFICOS

Para generar un gráfico se seleccionan los datos y luego se utiliza el Botón correspondiente, si no se va a la opción del menú Insertar / Gráfico. En el paso uno, se selecciona el tipo de gráfico que se desea y sus diferentes posibilidades, una vez seleccionada la opción se pulsa Siguiente


En el paso dos, se selecciona la fuente de origen de los datos, si ya fue realizada verificar que sean los datos correctos. Así como en la Ficha Serie, se nos permite seleccionar la graficación de los datos ubicados en columna o en fila, una vez efectuadas dichas operaciones, se pulsa Siguiente.

En el paso tres, se pueden definir diferentes opciones al gráfico y se pulsa Siguiente.

Y en el último, defino la ubicación del gráfico y pulso Terminar. Cabe aclarar que una vez terminado el gráfico al mismo se le puede cambiar los atributos marcándolo y usando las opciones que aparecen en el botón Derecho del Mouse, o Doble Clic sobre el mismo.

CONFIGURAR PÁGINA

Antes de imprimir una hoja de trabajo, asegúrese de que la configuración de la página (márgenes, encabezado, pie de página, orientación, etc.) sea correcta. Para efectuarlo se selecciona del menú Archivo / Configurar Página donde en la ventana existen una serie de opciones para poder imprimir.

En la Ficha página:

Orientación: en este sector puedo seleccionar la orientación de la hoja para imprimir.
Escala: este sector permite elegir el tamaño del libro de trabajo, como su ajuste. A su vez pudo elegir el tamaño de papel, el número de la primer página y la resolución de impresión.
En la Ficha márgenes: Puedo determinar la distancia de los márgenes desde los bordes de la hoja, la distancia de los encabezados y pie de página.


En la Ficha encabezados: Creo los encabezados y pies, determino las diferentes opciones a insertar en los mismos. En la Ficha hoja: Determino el rango a imprimir, la dirección de impresión.

PRESENTACIÓN PRELIMINAR

Luego de determinar la configuración de página, se puede visualizar la página como va a quedar impresa se puede efectuar con el botón de la barra de Herramientas Estándar, o seleccionar del menú Archivo / Presentación Preliminar.

IMPRIMIR

Para imprimir con la configuración predeterminada de página se pulsa el Botón de imprimir que se encuentra en la Barra de Herramientas Estándar. O usar el menú Archivo / Imprimir y pulsar el botón Aceptar.